Het werk van chief financial officers (CFOs) en hun finance teams kan niet makkelijk genoemd worden. Immers, de eisen die tegenwoordig aan hen worden gesteld, zijn een stuk hoger dan vroeger. Hoe komt de CFO naar een high-performance financiële functie (HPFF)?
De vraag naar realtime informatie en strategische analytische ondersteuning van hoge kwaliteit neemt toe. De vereisten op compliance en riskgebied zijn hoger. En de financiële functie wordt geacht meer toegevoegde waarde te leveren aan de operatie. Daarbij is er in toenemende mate sprake van een tekort op de arbeidsmarkt van goed opgeleide en gemotiveerde mensen, want daar is elke organisatie naar op zoek. Dan komt het niet goed uit dat het huidige personeel in de financiële functie eigenlijk de laatste jaren ‘verwaarloosd’ is.
Eerst doordat de financiële schandalen veel corrigerend werk opleverde. Daarna de economische crisis die ervoor zorgde dat er geen geld was voor opleidingen en ontplooiingsmogelijkheden. En tot slot de uitbundige groeimarkten waardoor iedereen alle zeilen moest bijzetten om aan de productie-eisen te kunnen voldoen. Dit heeft veel druk gelegd op de financiële functies die dankzij ‘bloed, zweet en tranen’ er toch vaak in slaagden de gevraagde basisprestaties te realiseren: plannen, rapportages, budgetten en de jaarrekening op tijd aanleveren en goedgekeurd krijgen door de accountant.
Echter, een dergelijke manier van werken is op de langere duur niet vol te houden. Onvermijdelijk zullen door de grote druk er toch fouten in het werk gaan sluipen, zullen medewerkers oververmoeid raken, groeien ze niet door en gaan ze op termijn de organisatie verlaten. Het is dus dringend noodzakelijk dat CFO’s hun financiële functies gaan ‘opwaarderen’ en transformeren naar een HPFF. Onderzoek laat namelijk zien dat HPFF’s ten opzichte van gemiddeld presterende financiële functies lagere operationele kosten hebben, minder fouten maken, interne klanten hebben die meer tevreden zijn, meer invloed hebben binnen de organisatie, vooral tijdens de strategische besluitvorming, meer tijd besteden in de business partnering rol en aantrekkelijker zijn voor financials om te gaan werken.
Om CFO’s en hun financiële functies te helpen HPFF te worden, hebben wij op basis van wetenschappelijk onderzoek het zogenoemde HPFF-raamwerk ontwikkeld. Dit raamwerk bestaat uit vijf HPFF-factoren, met 28 onderliggende kenmerken, die een significante positieve relatie hebben met de prestaties van de financiële functie.
Bij de Financiële Functie Verbetering draait het erom hoe goed de financiële functie is in succesvol verbeteren. Bij HPFF’s wordt het doorvoeren van verbeteringen actief gestimuleerd, worden verbeteracties bewaakt en geëvalueerd met behulp van prestatie-indicatoren, het doorvoeren van de verbeteringen wordt gestructureerd aangepakt en de financials krijgen voldoende tijd om hun werkzaamheden effectiever en efficiënter te maken. Daarnaast worden processen zoveel mogelijk uniform en op één plek uitgevoerd, zodat expertise over deze processen is gebundeld. Tot slot bieden HPFF’s hun lijnmanagers “financiële selfservice” aan. Lijnmanagers kunnen zelf hun rapportages opstellen, zonder tussenkomst van de financiële functie.
Bij IT Focus ligt de nadruk op het belang van automatisering voor het versterken van de financiële functie. HPFF’s beschikken jaarlijks over voldoende budget om de automatisering en digitalisering van de functie te versnellen en automatisering en digitalisering hebben een hoge prioriteit. Ook is bij deze factor de kennis die financials hebben over IT-applicaties die zouden kunnen worden toegepast in de financiële functie en de organisatie als geheel van belang. De financiële functie is in staat de meest recente IT-toepassingen te implementeren. De financiële functie is op de hoogte van de nieuwste toepassingen en mogelijkheden van IT-programma’s. En de financiële functie beschikt over veel IT-toepassingskennis (kennis van applicaties).
Bij Persoonlijke Ontwikkeling staat de aandacht voor de ontwikkeling van de financials centraal. Financials werkzaam in HPFF’s krijgen voldoende vaktechnische opleidingen en persoonlijke ontwikkelingstraining om te kunnen excelleren in hun functie. En financials hebben allemaal een plan voor persoonlijke ontwikkeling.
De HPFF-factor Rolduidelijkheid maakt duidelijk welke verschillende rollen er bestaan binnen de financiële functie. Immers, ‘de financial’ bestaat niet omdat er verschillende omgevingen zijn in de financiële functie. In HPFF’s zijn er duidelijke omschrijvingen van de technische vakeisen en het gewenste gedrag per financiële rol. En worden er per financiële rol specifieke ontwikkelingsprogramma’s gevolgd.
De HPFF-factor Strategische Rol heeft betrekking op de manier waarop de operatie aankijkt tegen de financiële functie. HPFF’S zijn een volwaardige gesprekspartner op strategisch niveau. Ze hebben een belangrijke stem bij elke beslissing van strategisch belang. Ze worden spontaan om advies gevraagd door andere afdelingen die een belangrijke beslissing moeten nemen. En ze zijn actief betrokken bij alle belangrijke projecten en processen van de organisatie. Daarbij ligt er in deze factor ook veel nadruk op de samenwerking tussen de HPFF en de operatie: de HPFF gaat actief op zoek naar samenwerkingsmogelijkheden met de lijn.
Met het HPFF-raamwerk kunnen financiële functies aan de slag om zichzelf te transformeren in een HPFF. Een hulpmiddel hiervoor is het uitvoeren van de HPFF-diagnose. Het doel van de HPFF-diagnose is om te evalueren hoe ver een financiële functie op weg is naar een HPFF. Oftewel: in hoeverre is de functie reeds ingericht en gedraagt het zich als een HPFF? Vervolgens kan de CFO bepalen welke mogelijkheden er zijn om de financiële functie sterker te maken op een manier waardoor de functie (nog) beter de operatie kan ondersteunen en businesspartner kan zijn van het management.
Alle mensen werkzaam in de financiële functie vullen hiervoor de HPFF-vragenlijst in. Vervolgens worden gemiddelde scores uitgerekend en weergegeven in een grafiek. Deze grafiek geeft aan hoever de financiële functie staat op de weg naar een HPFF en geeft aan welke factoren verbeterd moeten worden om de prestaties van de financiële functie te verbeteren. In een workshop vindt er een discussie plaats over de resultaten: herkennen en erkennen de financiële medewerkers deze, wat zijn mogelijke oorzaken van de scores, en – als belangrijkste – wat kan eraan gedaan worden. Uitkomst van de HPFF-diagnose is een HPFF-ontwikkelplan waarin de verbeteractiviteiten geprioriteerd en toegewezen zijn aan medewerkers, die hiermee vervolgens aan de slag kunnen gaan om hun financiële functie de komende jaren te transformeren in een HPFF.
Commentaar van een CFO op nut en noodzaak van de HPFF-diagnose: “In aanloop naar de jaarlijkse bijeenkomst van alle financials in onze organisatie hebben wij een HPFF-workshop gehouden. In eerste instantie hadden wij het gevoel dat onze organisatie al redelijk HPFF was, maar al pratende kwamen bij ons diverse verbetermogelijkheden naar boven. Hier zaten een aantal verrassende ideeën bij. De kracht van de HPFF-diagnose zoals wij die hebben ervaren zit voornamelijk in het gesprek binnen het team. Door gestructureerd verschillende factoren te bespreken haal je veel zaken naar boven. Door de gezamenlijke discussie ervaarden wij een positieve energie en een goede commitment om in de toekomst daadwerkelijk volledig HPFF te worden. Bovendien kwamen er geen standaardoplossingen als ‘implementeer een ERP-pakket’ naar boven, maar juist tips over wat wel en niet werkt bij een implementatie. Door de open en eerlijke gesprekken zijn de beste ideeën gedeeld. Waar de HPFF-diagnose sterk in is, is dat deze helpt om van een afstand naar jouw processen en de business te kijken en met goede aanbevelingen komt.”