Vertrouwen: fundament voor high performance

Een high performance organisatie (HPO) is een organisatie die significant betere resultaten behaalt dan vergelijkbare organisaties over een periode van tenminste vijf jaar, door zich op een gedisciplineerde manier te concentreren op wat echt belangrijk is voor de organisatie.

Met de factoren van een HPO in gedachten (kwaliteit van management, kwaliteit van medewerkers, langetermijnoriëntatie, open- en actiegerichtheid en continue verbetering): wat betekent dat voor de financiële functie? Hoe ziet een financiële functie die streeft naar high performance eruit en in hoeverre speelt vertrouwen een rol?

High-performancefactoren van de financiële functie

Voor dit vraagstuk hebben we recent onderzoek gedaan (zie De Waal, Bilstra, De Roeck, ‘De hoogpresterende financiële functie’, Holland Management Review, mei-juni 2018). In dat onderzoek hebben wij het hoogpresterende financiële functie (HPFF)-raamwerk ontwikkeld, op basis van een uitgebreide literatuurstudie en een groot praktijkonderzoek onder financials in Nederland en België. Een voorname aanleiding voor het ontwikkelen van dit raamwerk is dat diverse onderzoeken laten zien dat een HPFF zich onderscheidt door lagere operationele kosten, minder fouten, meer tevreden interne klanten, grotere kennis van de nieuwste IT-applicaties en een groter vermogen die toe te passen, grotere invloed in de organisatie – vooral bij de strategische besluitvorming – en een actievere rol in business partnering. Het raamwerk bestaat uit vijf factoren die alle versterkt moeten worden om daarmee een HPFF te creëren, resulterend in een financiële functie die betere resultaten dan voorheen behaalt. De vijf factoren zijn:

1) voortdurende verbetering van de financiële functie,
2) voortdurende persoonlijke ontwikkeling van de financiële professionals,
3) duidelijkheid over de verschillende rollen binnen de financiële functie (dé financial bestaat niet),
4) invullen van de strategische rol naar lijnmanagement toe,
5) een sterke IT-focus

De HPFF-factoren

De eerste HPFF-factor heet ‘Financiële functieverbetering’. Het draait bij deze factor vooral om hoe goed financials zijn in het succesvol verbeteren van hun functie. De kenmerken zijn:

Verbeteracties binnen de financiële functie worden gevolgd en geëvalueerd met behulp van prestatie-indicatoren;
Het doorvoeren van verbeteringen wordt binnen de financiële functie gestructureerd aangepakt;
Financials hebben het afgelopen jaar voldoende tijd kunnen besteden aan het effectiever en efficiënter maken van hun werkzaamheden
Het doorvoeren van verbeteringen wordt binnen de financiële functie actief gestimuleerd;
De proceskennis binnen de financiële functie wordt zoveel mogelijk uniform en op één plek uitgevoerd, zodat expertise over deze processen is gebundeld;
De managers in de organisatie maken gebruik van financiële selfservice en worden minder afhankelijk van de financiële functie voor hun financiële behoeften. Selfservice betekent hierbij dat managers de mogelijkheid hebben zelf hun rapportages te kunnen benaderen en samenstellen, zonder tussenkomst van de financiële functie.

……….

Vertrouwen en HPFF

Het bouwen van een HPFF is gebaseerd op de aan het begin van het artikel opgesomde pijlers van een HPO. Met name de kwaliteit van het management (de CFO) en de medewerkers en de interactie tussen beide is gebaseerd op groot onderling vertrouwen. Meer nog: ‘het vertrouwen van medewerkers genieten’ is het allerbelangrijkste kenmerk voor een manager om een echte HPO-manager, in het geval van finance een HPFF manager dus, te kunnen zijn. Het is niet mogelijk om high performing te worden zonder managers die vertrouwd worden. Het onderzoek laat een sterk verband tussen vertrouwen en de andere kenmerken van de HPO zien. Het blijkt dat wanneer managers werken aan het verbeteren van de HPO-kenmerken – zoals besluitvaardig en actiegericht zijn, voortvarend omgaan met niet-presteerders, medewerkers motiveren tot het behalen van uitzonderlijke resultaten – ze tegelijkertijd ook werken aan het vergroten van het vertrouwen dat medewerkers in hen hebben. Alleen als genoeg managers op deze manier aan dat vertrouwen werken kan er een organisatie ontstaan die groot vertrouwen geniet.

……….