Een HPFF-diagnose: hoe gaat dat nou?

André de Waal & Jacques Bootsman

Binnenkort, na de Corona-epidemie, zal elke financiële manager voor deze vraag komen te staan: hoe zorg ik ervoor met mijn afdeling en medewerkers dat wij een bijdrage kunnen leveren aan het herstel en de wederopbouw van onze organisatie? Het antwoord ligt voor de hand, namelijk door het worden (en blijven) van een hoogpresterende financiële functie (HPFF). Immers, HPFF’s hebben lagere operationele kosten dan minder goed-presterende functies, ze maken minder fouten, interne klanten zijn meer tevreden over hen, ze hebben meer kennis over de nieuwste IT-applicaties en weten deze ook beter toe te passen, ze hebben meer invloed in de organisatie en dan vooral bij de strategische besluitvorming en ze spenderen meer tijd in de business partnering rol. En daarmee hebben ze een voortrekkersrol binnen de organisatie, in eerste instantie in het herstel en de wederopbouw, maar daarna naar het transformeren van de organisatie naar een hoogpresterende organisatie! De start van de transformatie naar een HPFF is het uitvoeren van een HPFF-diagnose. De diagnose is het startschot om een verandering in gang te zetten, onderwerpen te prioriteren en verbeterstappen te zetten. In dit artikel beschrijven we hoe een dergelijke diagnose eruitziet, aam de hand van een recent praktijkvoorbeeld.

Eerste stap: de HPFF-vragenlijst

Alle medewerkers van de financiële afdeling ontvangen een link naar de internet-based HPFF-vragenlijst, met het verzoek deze in te vullen voor hun financiële functie. Op een schaal van 1 (helemaal niet) tot 10 (volledig) beoordelen de financiële professionals in hoeverre hun afdeling voldoet aan de HPFF-kenmerken. De vragenlijst is vertrouwelijk, er worden geen namen van invullers gevraagd. Op basis van de verzamelde scores wordt het HPFF-profiel van de afdeling gemaakt, uit dit profiel blijken duidelijk de sterke punten van de afdeling en de gebieden waar (verder) versterking plaats moet vinden om een HPFF te kunnen worden (en te blijven).

De tweede stap: de HPFF-workshop

Doel van de HPFF-workshop is om de financiële professionals diepgaander kennis te laten maken met het HPFF-gedachtengoed. Allereerst wordt de theorie van het HPFF-raamwerk behandeld; hoe het ontwikkeld is, wat de elementen ervan zijn, en wat het gebruik ervan de financiële afdeling brengt. Daarna worden de resultaten van de HPFF-vragenlijst getoond zodat iedereen weet hoever de afdeling momenteel staat op weg naar high-performance. Vervolgens staat de dag in het teken van het bespreken van de resultaten, identificeren van de aandachtspunten, formuleren van interventies, en kiezen van prioriteiten. Dit vindt plaats door middel van drie interactieve break-outs over de HPFF-scores: ronde 1, kleuring geven aan de uitkomsten van de enquête; ronde 2, beschrijven van de financiële functie wanneer deze een HPFF is; en ronde 3, omschrijven wat er is gedaan om HPFF te worden. Hieronder worden de instructie weergegeven die de deelnemers tijdens de break-out rondes meekrijgen.

Instructie voor ronde 1 : duiden uitkomsten HPFF-vragenlijst/ huidige situatie

Elke groep neemt de scores van één HPFF-factor voor haar rekening. Het doel van deze ronde is om met elkaar het verhaal achter deze cijfers te beschrijven. Het is handig om als groep even kort ieder voor zich naar de uitkomsten te kijken. Blijf daar echter niet te lang in hangen.

Jullie richten je daarbij vooral op de toegewezen factor. Je mag best met een schuin oog kijken naar (scores op) andere HPFF-kenmerken en eventuele relaties met jullie focusgebied benoemen, maar richt je vooral op je eigen focusgebied. Beschrijf voorbeelden van obstakels, zeker als deze relevant zijn voor de uitkomsten voor jullie HPFF-factor zijn welkom. Geef vooral voorbeelden vanuit de praktijk die illustratief zijn voor deze uitkomsten. Vragen te beantwoorden over de toegewezen HPFF-factor zijn: 1. Wat verklaart de scores? Beschrijf het verhaal achter de cijfers. Gebruik voorbeelden uit de eigen praktijk. 2. Met welke obstakels heeft ‘jouw’ factor het meest te maken (m.a.w. die moeten dus ook aangepakt worden)? Na 30 minuten begint de carrousel. Hierbij gaan de groepen bij elkaar 1 De HPFF-workshop kan ook geheel virtueel plaatsvinden, door gebruik te maken van virtuele break-out rooms die sommige applicaties bieden, of door aparte vergaderingen per break-out groep op te zetten. De plenaire gedeelten van de workshop vinden plaats in een centrale virtuele vergadering. 3 op bezoek om te horen wat de andere groepen hebben gedaan. Eén groepslid blijft achter bij de eigen flipover om toe te lichten en opmerkingen te noteren. Elk bezoekje is maximaal vijf minuten, daarna wordt doorgedraaid.

Instructie voor ronde 2: beschrijf de afdeling als deze een HPFF zou zijn

Elke groep neemt dezelfde HPFF-factor als bij Ronde 1 voor haar rekening. Het doel van deze ronde is om met elkaar het functioneren van de financiële afdeling te beschrijven als deze high performing zou scoren op de aan jullie groep toegewezen HPFF factor. Hoe ziet dat eruit als ze bij jullie komen filmen? Wat zijn woorden die jullie afdeling typeren? Wat zouden jullie interne klanten over jullie zeggen? Hoe gaan jullie met elkaar om? Hoe zien jullie producten/diensten er (anders) uit? TIP: gebruik de voorbeelden uit de eerste ronde en beschrijf hoe diezelfde situaties zouden lopen als jullie bijvoorbeeld 3 punten hoger zouden scoren op de HPFF-vragenlijst. Let op: de verleiding is misschien groot om in de beantwoording soortgelijke tekst op te noemen als de HPFF-kenmerken, bijvoorbeeld “Het doorvoeren van verbeteringen wordt dan binnen onze financiële functie gestructureerd aangepakt”. Probeer echter te beschrijven hoe die gestructureerde aanpak er dan uit zal zien. Checkvraag: krijg je er al zin in? Na 30 minuten begint wederom de carrousel.

Instructie voor ronde 3: beschrijf de acties die ondernomen zijn om HPFF te worden

Elke groep neemt dezelfde HPFF-factor als bij Ronde 1 voor haar rekening. Het doel van deze laatste ronde is om met elkaar te benoemen wat jullie hebben gedaan (of waar jullie mee zijn gestopt) om tot de situatie te komen waarin jullie high-performing scoren op de toegewezen HPFF-factor. Je verplaatst je dus in de situatie die je in ronde 2 hebt beschreven. Die is inmiddels een gegeven. Gebruik dus alle discussietijd om te beschrijven wat er gebeurd is sinds de HPFF-diagnose en deze workshop, om tot deze situatie van high- performing te komen. Vragen te beantwoorden zijn: Wat moeten we doen of stoppen om jouw factor HP te maken?

Welke resources en hoeveel tijd hebben we nodig om HP te worden? Hoe heb je de rest van de organisatie op de hoogte gehouden/meegenomen? Hoe kunnen we HPFF op de juiste manier implementeren? Ook nu begint na 30 minuten de carrousel.

Na de derde carrousel komen alle deelnemers plenair samen om de resultaten van de drie rondes gezamenlijk te beschouwen, daarop te reflecteren, de meest in het oog springende actie te benoemen, en af te spreken wat de vervolgstappen zullen zijn. De HPFF-workshop wordt afgesloten met een borrel om nog even informeel na te praten.

De praktijk

Hoe gaat de HPFF-workshop nu in praktijk en hoe wordt deze ervaren door deelnemers? We vroegen het aan Frits Vervoort, CFO van Vesteda. Vesteda is een Nederlandse woningbelegger die zich richt op het middenhuursegment in economische sterke gebieden en grootstedelijke regio’s. De organisatie belegt gelden van institutionele beleggers, zoals pensioenfondsen en verzekeraars, in ruim 27.000 woningen. Er werken 200 mensen waarvan 45 in de financiële en business support functie. Als onderdeel van het traject naar de hoogpresterende organisatie (HPO) dat Vesteda enige jaren geleden is ingegaan, besloot de financiële functie eerder dit jaar om een transformatie naar HPFF te maken. Hiertoe, nog net voor de Corona lockdown, werd een HPFF-workshop van een gehele dag met de hele financiële functie belegd op een offsite locatie. Een aantal maanden na de workshop vroegen we aan Frits Vervoort hoe hij en zijn mensen de HPFF-diagnose hebben ervaren en wat de opvolging ervan is geweest.

“De laatste jaren hebben we veel geïnvesteerd in de organisatiekant, met nieuwe IT- systemen en processen. Deze investeringen waren voor veel medewerkers veelal toch een ontwikkeling op afstand waar ze zelf vooraf geen of een beperkte invloed op hadden. Daarin lag dus gelijk de eerste winst van de HPFF-diagnose en workshop, omdat mensen nu echt het gevoel kregen dat ze bij zaken binnen de financiële functie betrokken werden. Daarmee werd de dag als heel positief ervaren en was er de gehele tijd een prima sfeer. Tweede winst was dat ik nu eens de gehele groep bij elkaar had waarbij er vrijelijk nagedacht en gediscussieerd kon worden zonder dat we werden onderbroken, zoals zo vaak op kantoor gebeurt. Het was daarbij fijn te zien dat er tijdens de break-outs mensen waarvan je dat in eerste instantie niet verwacht had, die je normaliter ‘de onzichtbare professional’ zou kunnen noemen, moderators waren. Die mensen grepen hun kans en werden ook 5 geaccepteerd door de groep om dit te doen. Derde winst was het HPFF-raamwerk een mooie kapstok biedt om onze huidige en toekomstige verbeteractiviteiten een plaats te geven in de organisatie. We hebben allen wel de ervaringen opgedaan dat het geheel aan verbeterprojecten verzandt en uiteindelijk niet goed geborgd wordt in de organisatie. Daarbij sluit de HPFF-diagnose naadloos aan op het HPO-traject waardoor iedereen onmiddellijk het gevoel kreeg dat we, door te werken aan het worden van een HPFF , een goede bijdrage aan HPO gingen leveren.

Een aantal weken na de HPFF-workshop, inmiddels zaten we in de lockdown, hebben we een virtuele HPFF-sessie met de gehele afdeling gedaan. Als voorbereiding hebben een aantal managers en medewerkers een eerste uitwerking van de aandachtspunten, afkomstig uit de HPFF-diagnose, gemaakt. Die uitwerking is gepresenteerd en verder gedetailleerd en voor elke activiteit hebben we voortrekkers gevraagd, zowel managers als medewerkers. Ook dit werd erg gewaardeerd door de medewerkers. Daardoor staan ze allemaal, ondanks de grote druk mede veroorzaakt door Corona, echt positief tegenover de HPFF-transformatie. Daarbij is het uiteraard de uitdaging om te zorgen dat de HPFF-activiteiten zoveel mogelijk ingebed worden in de dagelijkse activiteiten, dat we een goede balans weten te vinden tussen going- concern en verbeteren. We vragen medewerkers daarom, hoe lastig dat ook is, tijd te plannen voor de HPFF-interventies. Vanuit het HPFF-team wordt dus geen druk opgelegd om snelheid te maken, maar wel om te starten.

Concluderend kan ik zeggen dat ik zeer positief ben over de HPFF-diagnose en de aanpak die nadruk legt op gezamenlijkheid van de financiële functie. Uiteraard hebben we in het verleden sessies over verbeteren binnen de afdeling gehad maar dan verzandde het vervolg vaak, mede omdat er geen structurele aanpak voor die verbeteringen waren. Het HPFF- raamwerk en de -diagnose geven die structuur en scheppen daardoor duidelijkheid, zowel inhoudelijk als met betrekking tot het proces, en de periodieke meting geeft een prima kapstok voor continue verbetering.”

Dr. André de Waal MBA is academisch directeur van het HPO Center (www.hpocenter.nl), een organisatie die wereldwijd onderzoek doet naar HPO’s. Tevens is hij partner bij het Finance Function Research & Development Center (www.ffrd.nl). Vorig jaar publiceerde André (samen met Eelco Bilstra en Peter De Roeck) het boek De High Performance Financiële Functie In De Praktijk (Van Duuren Management, 2019). Jacques Bootsman is partner bij het Finance Function Research & Development Center (www.ffrd.nl).