Raamwerk: welke factoren bepalen de prestatie van de financiële functie?

Aanleiding

Een ‘High Performance’-organisatie is een organisatie die significant betere resultaten behaalt dan vergelijkbare organisaties, gedurende een periode van tenminste vijf jaar, door zich op een gedisciplineerde manier te concentreren op datgene wat echt belangrijk is voor de organisatie. HPO-organisaties werken tegelijkertijd aan 5 HPO-factoren:

• Het management is van een hoge kwaliteit en combineert integriteit en coachend leiderschap met snelle besluitvorming.
• De cultuur van een HPO betrekt iedereen intensief via een open cultuur en dialoog gericht op acties naar betere prestaties.
• De lange termijn gerichtheid van een HPO geldt voor klanten, leveranciers en samenwerkingsorganisaties, maar vooral ook voor management en medewerkers. Nieuw management wordt door promoties van binnenuit aangevuld.
• Een HPO kent haar onderscheidende kenmerk in de markt en laat alle medewerkers continu bijdragen aan het verbeteren en vernieuwen van haar processen, diensten en producten
• De medewerkers van een HPO zijn divers, complementair en kunnen goed samenwerken. Ze zijn flexibel en veerkrachtig ten dienste van het resultaat

Op de vraag wat de HPO factoren en HPO kenmerken betekenen voor een financiële functie (wat is eigenlijk een high performance financiële functie?”), hebben we de onderzoekvraag voor een ondersteunend bedrijfsonderdeel als de financiële functie gedefinieerd.

Onderzoeksvraag

“Welke factoren bepalen de prestatie van de financiële functie en hoe zijn deze factoren van de financiële functie gerelateerd aan de HPO factoren?”

Aanpak

In ons onderzoek wilden we de elf bewegingen die we in eerder onderzoek hadden geïdentificeerd (zie boek “Hoe bouw je een HPFF”?) relateren aan de prestaties van de financiële functie enerzijds en aan de HPO-factoren anderzijds. In de literatuur vonden we echter geen vragenlijst daarvoor. Daarom hebben we, in een aantal brainstormsessies, zelf een vragenlijst ontworpen door de bewegingen om te zetten in HPFF-stellingen waarmee respondenten hun eigen financiële functie konden beoordelen. Deze vragen werden vervolgens door een aantal experts in het financiële vakgebied beoordeeld op relevantie en validiteit. Uiteindelijk werden de elf ideeën omgezet in 34 stellingen. Daarnaast ontwierpen we een aantal stellingen waarmee de prestaties van de financiële functie konden worden gemeten. De HPFF-, HPO- en prestatiestellingen werden in een vragenlijst opgenomen. Deze vragenlijst werd naar financiële relaties van ons gestuurd. Dit waren vooral CFO’s en managers in de financiële functie van Belgische en Nederlandse profit- en non-profitorganisaties. Ze kregen het verzoek de vragenlijst uit te zetten onder zoveel mogelijk professionals werkzaam in hun financiële functie.

Resultaat

HPO-factoren met een positieve invloed op de prestaties van de financiële functie:

• Van de HPO-factoren blijken er drie een directe positieve invloed te hebben op de prestatie van de financiële functie: Continue Verbetering en Vernieuwing, Langetermijngerichtheid en Managementkwaliteit. Deze uitkomst betekent dat de financiële functie er sowieso baat bij heeft wanneer de organisatie als geheel besluit een transformatie naar HPO in te zetten.
• Van de HPO-factor Continue Verbetering en Vernieuwing valt dit te verwachten: continue verbetering is een belangrijke activiteit bij de financiële functie om de eigen financiële processen en rapportages efficiënt uit te voeren en door vernieuwing nog effectiever te kunnen doen.
• HPO-factor Langetermijngerichtheid is belangrijk voor de financiële functie om de continuïteit van de organisatie voor ogen te houden en stabiele relaties te onderhouden met zowel de interne als de externe klanten (die zijn immers de ‘stakeholders’ van de financiële functie;
• Management van hoge kwaliteit (een belangrijke HPO-factor) is altijd nodig om een goedlopende organisatie te creëren en in stand te houden en dus ook om een goedlopende financiële functie te waarborgen.
• HPO-factor Openheid en Actiegerichtheid gaat vooral over de relatie tussen (individuele) managers en medewerkers en geldt voor alle mensen in de organisatie, niet specifiek voor de financiële functie, daardoor is er geen direct effect te zien op de financiële-functieprestatie.
• De HPO-factor Medewerkerkwaliteit heeft geen direct effect. Dit komt omdat deze factor vooral invloed heeft op de kwaliteit van de financiële medewerkers via HPFF-factoren Persoonlijke Ontwikkeling en Rolduidelijkheid (die vervolgens een directe invloed hebben op de prestaties van de financiële functie).

HPFF-factoren met een positieve invloed op de prestaties van de financiële functie

• De HPFF-factor Strategische Rol blijkt de sterkste positieve relatie te hebben met de prestatie van de financiële functie. Gesteld kan worden dat het succesvol uitvoeren van een van de belangrijkste activiteiten van een staffunctie als de financiële functie – namelijk, de operatie en haar management zo goed mogelijk ondersteunen – wordt gezien als maat voor een succesvolle financiële functie. Vooral de prestatiekenmerken ‘de interne klant is zeer tevreden met de financiële functie’ en ‘bij de besluitvorming in de organisatie heeft de financiële functie altijd een belangrijke stem’ zullen positief worden beïnvloed. De strategische rol van de financiële functie wordt vooral ervaren door de interne klant in de organisatie. Als deze klant tevreden is, goed wordt bediend en zelfs wordt betrokken bij de verdere ontwikkeling van de financiële functie, dan wordt de strategische rol van de financiële functie goed ingevuld.
• De toenemende rol van HPFF-factor IT in de organisatie en dus ook bij de financiële functie, blijkt eveneens uit ons onderzoek: hoe beter de IT-architectuur en de kennis over IT, hoe beter de financiële functie presteert. Dit is belangrijk, immers, een organisatie die investeert in applicaties waarmee data efficiënt en effectief kunnen worden verzameld en verwerkt, houdt tijd over voor andere aandachtspunten.
• HPFF-factor Financiële Functie Verbetering heeft per definitie een positieve invloed op de prestaties van de financiële functie: een verbetering van processen bij de financiële functie – denk aan het integreren van operationele inkoopprocessen en administratie – werkt altijd positief door in de dagelijkse praktijk en activiteiten van die afdeling.
• HPFF-factor Rolduidelijkheid heeft ook een, weliswaar zwakkere, rechtstreekse invloed op de prestaties van de financiële functie. Dit betekent dat het belangrijk is voor een goed functionerende financiële functie om daadwerkelijk onderscheid te maken naar de verschillende rollen en deze te matchen met de financiële medewerkers. Hierdoor komt ‘de juiste persoon op de juiste plaats’, oftewel de beste persoon voor een specifieke rol en bijbehorende activiteiten wordt in staat gesteld te excelleren.
• De HPFF-factor Persoonlijke Ontwikkeling draagt wel bij aan de ontwikkeling van financiële medewerkers, maar zorgt op zich niet voor een betere financiële functie. Hier geldt namelijk ‘the proof of the pudding is in the eating’: iemand kan wel een mooie cursus of opleiding hebben gevolgd, maar als deze persoon het geleerde niet in praktijk brengt (of door organisationele omstandigheden niet kan brengen) dan zal er geen effect optreden ten gunste van de kwaliteit van de financiële functie. Daarnaast heeft een cursus of training volgen, vooral als dit voor de persoonlijke ontwikkeling is, meestal pas een gunstig effect op termijn: een medewerker heeft tijd nodig om het geleerde in praktijk te brengen

Relatie tussen HPO- en HPFF-factoren

De relaties bekeken vanuit het perspectief van de HPO-factoren:

• Openheid en actiegerichtheid. Omdat financiële medewerkers steeds meer in contact (gaan) komen met de operationele afdelingen, vanwege hun strategische rol, moeten ze over goede communicatie- en dialoogvaardigheden beschikken, vaardigheden die al kunnen worden ‘getraind’ binnen de financiële afdeling zelf tussen manager en medewerker en tussen medewerkers onderling. Daarnaast moeten financiële medewerkers ervoor zorgen dat ze dusdanig veel business- en IT-kennis hebben dat ze ook kunnen worden betrokken bij alle belangrijke bedrijfsprocessen; kennis die ze vervolgens weer mee terug kunnen nemen naar de eigen financiële functie om die te gebruiken bij het verbeteren van de functie.
• Medewerkerkwaliteit. Medewerkers van een HPFF willen verantwoordelijkheid hebben en verantwoordelijk worden gehouden voor hun resultaten en ze willen excelleren. Ze spelen daarom een belangrijke rol in het verbeteren van de financiële functie, zowel in het uitvoeren van verbeteractiviteiten als het opdoen van IT-kennis. Daarnaast nemen ze de verantwoordelijkheid voor hun eigen persoonlijke ontwikkeling en rolduidelijkheid.
• Langetermijngerichtheid. Voor een HPO zijn continuïteit en duurzaamheid van de organisatie heel belangrijk, iets wat tot uiting komt in de focus op de lange termijn in plaats van de korte termijn en de aandacht voor de klanten en stakeholders. Het is daarom geen wonder dat deze factor een relatie heeft met alle HPFF-factoren, omdat deze laatsten alle in dienst staan van zowel de continuïteit van de financiële functie (onder andere door deze steeds beter te maken) als de interne (de businessmanagers) en de externe (de stakeholders) klanten.
• Continue Verbetering en Vernieuwing. HPO’s zijn steeds bezig met het verbeteren en vernieuwen van hun processen, producten en diensten. Deze ‘mindset’ zal de financiële functie helpen ook voortdurend bezig te zijn met het verbeteren van de eigen functie. Bij deze verbetering en vernieuwing zal IT een grote rol spelen en is dus veel IT-kennis en focus binnen de financiële functie nodig. Ook zal de mindset van continue verbetering financiële medewerkers helpen zichzelf te (blijven) ontwikkelen.
• Managementkwaliteit. Managers van HPO’s zijn verantwoordelijk voor het creëren van omstandigheden waarin hun medewerkers kunnen excelleren. In het geval van de financiële functie moeten managers ervoor zorgen dat financiële medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht in hun rol en hen verder stimuleren en coachen om IT-kennis op te doen en actief te participeren in de verbetering van de financiële functie. Zelf zullen ze een belangrijke strategische rol vervullen richting de businessmanagers, vaak als onderdeel van of als adviseur voor het managementteam

Het raamwerk voor een financiële functie op weg naar hig performance zoals dat is ontstaan uit het onderzoek:

De high performance financiële functie ondersteunt de organisatie bij het worden en blijven van een high performance organisatie (HPO), door de kwaliteit van haar medewerkers (gedrag van managers en medewerkers), processen en systemen (IT) altijd zo hoog mogelijk te houden.